Etika Menerima Telepon yang Baik 

 

Apakah Anda pernah merasa merasa kesal saat menelepon seseorang dan dibuat menunggu lama, atau pesan penting yang Anda tinggalkan ternyata tak sampai? Jangan sampai semua itu terjadi pada orang lain yang menelepon Anda. Berikut adalah etika yang harus Anda ketahui saat menerima telepon.

Kenali Teknologi
Ada banyak fitur yang bisa Anda andalkan dari telepon. Hal terpenting, sebaiknya Anda mengerti kemampuan dasar yang ada, seperti mentransfer panggilan ke pesawat telepon lain, menekan tombol hold ketika penelepon harus menunggu, atau mengganti telepon ke fax mode bila ada surat-surat penting yang ingin dikirim penelpon. Jangan sampai hal buruk terjadi lalu Anda malah panik akibat kegagapan Anda pada teknologi.

Jawab Secara Profesional dan Sopan
Bila sedang berada di kantor, usahakan untuk mengucapkan salam saat menerima telepon sambil tak lupa menyebutkan instansi tempat Anda bekerja dengan ramah dan penuh percaya diri. Siapa tahu penelepon adalah klien besar Anda. Hentikan dulu semua kegiatan Anda lainnya dan coba berkonsentrasi saat menerima telepon.. Jawablah telepon secara perlahan dengan suara yang jelas dan tak terkesan bermalas-malasan. Jika kebetulan berada di luar ruangan, cari tempat yang sepi agar suara-suara di sekitar tidak mengganggu percakapan telepon Anda.

Siapkan Catatan
Ini senjata ampuh agar Anda dapat mengingat semua pesan-pesan penting yang disampaikan penelepon. Selalu siapkan catatan dan pena di dekat telepon, sehingga jika ada pesan yang perlu disampaikan bisa langsung Anda catat saat itu juga. Bila Anda harus menerima telepon untuk rekan kerja yang kebetulan sedang tidak ada di tempat, berikan pilihan pada penelepon apakah dia mau meninggalkan pesan, atau coba menghubungi lagi beberapa jam kemudian. Jangan sekali-kali memberikan nomor ponsel orang lain tanpa persetujuan pemiliknya, karena nomor ponsel bersifat personal.