Dalam pemilihan perlengkapan
kearsipan hendaknya memenuhi syarat. Kriteria pemilihan perlengkapan adalah
sebagai berikut.
a.
Bentuk
alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi
fisik, dan nilainya
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file
aktif dan file inaktif
d. Lokasi dari fasilitas
penyimpanan (sentralisasi dan desentralisai)
e. Besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasan
f. Tipe dan letak tempat
penyimpanan untuk arsip inaktif
g. Bentuk organisasi
h.
Tingkat
perlindungan terhadap arsip yang disimpan
Ada beberapa jenis perlengkapan yang
dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, yaitu :
a.
Lembar
disposisi
Dipergunakan untuk mengatur proses
pengolahan surat, yang selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan
dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan
gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara
horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf
dalam proses pengolahan surat
b. Kartu kendali
Berguna sebagai alat pencatat surat,
alat pencari/pelacak untuk dapat menentukan/ menetapkan lokasi dan tempat
suratdan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting.
Kartu kendali dibuat dari kertas
tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. kartu kendali terdiri atas 3 lembar, yaitu :
1)
Kartu
kendali lembar pertama berwarna putih
2)
Kartu
kendali lembar kedua berwarna biru
3)
Kartu
kendali lembar ketiga berwarna merah
c.
Kartu
tunjuk silang
Kartu ini hampir sama dengan kartu
kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau
mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya.
Pada kartu tunjuk silang ini dituliskan/dicatatkan dimana surat dismpan.
d. Kartu/Lembar Pinjam Arsip
Kartu/lembar ini dipergunakan untuk
meminjam arsip. Seorang pejabat yang akan meminjam arsip harus mengisi/mencatat
pada kartu /lembar yang dimaksud. Lembar ini dipergunakan untuk
mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus berfungsi sebagai
pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya.
Kartu ini dibuat rangkap 3
masing-masing untuk :
1)
Disertakan
pada surat yang dipinjam
2)
Tinggal
pada piñata arsip (sebagai arsip pengganti sementara)
3)
Pada
berkas pengingat, ukurannya sama dengan kartu kendali
e.
Lembar
Penerus
Lembar ini berfungsi sebagai
pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat di
lingkungan unit pengolah.
f. Kotak Penyimpanan/Pengingat
(Ticker File)
Kotak yang dimaksud merupajan kotak
berukuran sedang artinya cukup untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar
penunjuk silang, kartu/lembar pinjam arsip, dan lembar penerus. Kotak ini pula
yang berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip.
g. Map Gantung
Map semacam ini merupakan map khusus
yang memakai gantungan, untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map
tersebut berisi himpunan arsip mengenai satu persoalan permasalahan tunggal.
Map folder merupakan bentuk fisik dari file atau berkas.
Pada folder terdapat tab yaitu bagian
yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan tittle file yang menambah daya
muat dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila, panjang 35 cm,
lebar 24 cm, tabnya verukuran panjang 8-9 cm, dan lebar 2 cm.
h. Guide
Guide disimpan dan diatur di depan
folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan
antara masalah utama, masalah, dan sub masalah.
Bentuk guide yaitu segi empat panjang
dibuat dari kertas tebal kurang lebih 1 cm.
Ukurannya yaitu panjang 33-35 cm, tinngi 23-24 cm. guide mempunyai tab
atau bagian menonjol diatasnya.
i. Perlengkapan Lain
Yang dimaksud perlengkapan lain adalah
:
1)
Cap
tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali
dapat diubah menurut tanggal, bulan, dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan
perlunya.
2)
Cap
derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk memberitahukan bahwa surat perlu
ditangani dengan kecepatan tertentu (segera, amat segera)
3)
Cap
sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat itu bersifat rahasia,
penting dan lain-lain
j.
Perlengkapan
Perabot
Perlengkapan perabot berupa :
1)
Filling
cabinet
2)
Rak
arsip
3)
Kotak
arsip, dll
2) Penggunaan
Peralatan Arsip
Peralatan yang dibutuhkan dalam
penataan arsip sangatlah banyak. Di antara peralatan itu disesuaikan dengan
system kearsipan yang dipergunakan, misalny jika menggunakan system abjad maka
peralatan yang dibutuhkan adalah :
a)
Folder
(map arsip)
b) Guide
c) Laci arsip
d)
Rak
penyortir
Sementara
jika yang dipergunakan adalah system masalah adalah :
a)
Filling
cabinet
b)
Guide
Namun secara
umum peralatan yang dipergunakan untuk pengurusan arsip adalah :
A. Guide dan Folder
Macam-macam guide yaitu :
1.
Menurut
ukurannya dibedakan menjadi :
a)
Guide
besar berukuran 36 x 25 cm
Guide
ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder ukuran
folio
b)
Guide
kecil berukuran 16 x 11 cm
Guide
ini dipakai dalam penyimpanan kartu yang berukuran 15 x 10 cm, seperti
kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya
2.
Menurut
fungsinya dibedakan menjadi :
a)
Guide
posisi pertama
Yaitu
guide yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk antarcaption/ subjek
b)
Guide
posisi kedua
Guide
yang dipakai sebagai pembatas petunjuk antarsubcaption/ subsubjek
c)
Guide
posisi ketiga
Guide
yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk sub-sub caption/ sub-subsubjek
Folder yaitu berkas lipatan yang
biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastic tebal untuk menyimpan arsip.
Pengertian folder ada 2 macam, yaitu :
1.
Sebagai
nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari :
a)
Brief
ordner
Terbuat
dari karton tebal, didalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari
logam.
b)
Stopmap
folio
Terbuat
dari kertas tebal atau plastic tebal
c)
Sneilhechter
Terbuat
dari kertas tebal/plastic tebal dengan berbagai variasi alat penjepit di
dalamnya yang terbuat dari logam.
d)
Portepel
Terbuat
dari karton tebal dengan tali sebagai alat pengikat
e)
Map
tanpa daun
Terbuat
dari kertas tebal dan memakai tab.
2.
Sebagai
nama dari salah satu jenis berkas lipatan yang berupa map tanpa daun.
Sekarang istilah folder lebih
terkenal untuk member nama jenis map. Folder ini ada dua macam yaitu folder
biasa dan folder gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filling
cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan berupa folder seperti di
atas sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari
karton untuk menyimpan arsip inaktif.
B. Almari
Arsip, Rak, dan Kotak Kartu
Peralatan kearsipan ini tergolong
sebagai perabot kantor (office furnitures) yang biasanya terbuat dari kayu atau
besi baja sebagai tempat untuk meletakkan folder dan kartu.
Almari arsip, rak, dan kotak kartu
yang terbuat dari yang terbuat dari besi memiliki kelebihan-kelebihan daripada
yang terbuat dari kayu, antara lain :
1.
Memiliki
kekuatan yang lebih tinggi/lebih awet
2.
Tidak
terpengaruh oleh tinggi rendahnya temperature
3.
Aman
terhadap api
4.
Mengurangi
kemungkinan timbulnya jamur dan rayap
5.
Biasanya
standar
Berikut ini diuraikan secara berurutan
tentang perabot kantor tersebut.
1.
Almari
arsip
Ada
berbagai macam almari arsip diantaranya
a)
Almari
(cupboard)
b)
Filling
cabinet
c)
Almari
gambar
2.
Rak
Arsip
Tempat
penyimpanan brief ordner atau box arsip secara terbuka
3.
Kotak/Almari
Kartu
Tempat
untuk enyimpan kartu kendali, kartu indeks dan lainnya
0 komentar:
Posting Komentar