Materi Tentang Kearsipan

K E A R S I P A N

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED.
A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )
L = Legal Value ( Nilai Hukum )
F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )
R = Research Value ( Nilai Penelitian )
E = Education Value ( Nilai Pendidikan )
D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )
Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan :
A = Amankan
R = Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

•   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.

•   Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.

•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.

•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

•   Untuk menjaga kelestarian arsip.

Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di susun berderet menyamping.

Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip
Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:
· harus cakap dan cerdas
· harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran
· harus teliti dan ulet
· harus sabar
· harus memilki kepribadian dan sopan
· harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

• Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Macam – Macam Peralatan Kearsipan

a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet kebelakang. Filing Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang bersifat aktf.

b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip di simpan pada alat ini secara lateral.

c.  Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di lengkapi dengan d.  Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin di simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip.

d.  Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map arsip terbagi atas beberapa macam :

1. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stopmap folio di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga dapat untuk penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi kumpulan arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan menggunakan tali.
2. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup dan arsip yang di simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga bersipat aktif.
3. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
4. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung dan di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

e. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :

1. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode – kode, tanda – tanda atau indeks ( pengelompokan arsip ).
2. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di belakangnya.

Posisi tab guide ada 3, yaitu :

1. Guide pertama terletak di posisi atas sebelah kiri.
2. Guide kedua terletak di posisi atas bagian tengah.
3. Guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan.

f. Ordner yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.arsip akan di simpan ordner terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

g.  Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

1.  Stapler kecil maksimum 10 lembar kertas

2.  Stapler sedang mampu sampai 10-20 lembar kertas

3.   Stapler besar mampu sampai 20 lembar

 h. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.

i. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

j. Kotak/bok adalah kotak yang di gunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

k. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan ke dalam folder masing – masing.

l.  Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder guide.

m. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar pinjam arsip, kartu kendali yang memiliki jatuh tempo.

n.  Cardex ( Card Index ) cabinet adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat di tarik keluar memanjang.

o.   Rak/Laci kartu adalah laci – laci yang di susun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun secara Vertikal.

p.    Alat penyimpanan khusus adalah alat yang di gunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD, Kaset Dan lain –lain

Jenis – Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

•  Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

      Kartu indeks memuat informasi tentang:

1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks

• Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5

• Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.

        Adapun gunanya :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :

1. Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
2. Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.

•  Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
• Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem abjad

              adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

      2. Sitem geografis

              yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok menurut nama instansi

      3. Sistem Kronologis

             sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

       4. Sistem Nomor

            Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

       5. Sistem Sybyek

          Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.